Ressurser

KYC - Kjenn kunden din

Med Roaring's tjenester kan du samle inn, verifisere og overvåke kundedata - for å sikre at du overholder lovens krav.

Kom i gang

Bestill en demo

Hva er KYC?

I takt med at myndighetene strammer grepet om hvitvasking av penger og terrorfinansiering, har kravene til etterlevelse av lover og regler økt for selskaper som er berørt av lover og regler. Et av dem er å innhente, dokumentere og vurdere kundedata, en prosess som omtales som KYC eller Know Your Customer. Bransjer som er tvunget til å etterleve kravene, er blant annet banker og finansinstitusjoner, samt selskaper innen revisjon og regnskap, gambling, forsikring, juss og eiendomsmegling.

Know Your Customer eller KYC betyr kort og godt at du må vite hvem kunden din er, hva slags virksomhet vedkommende driver og hva slags produkt eller tjeneste han eller hun trenger fra deg. Som bedrift må du derfor fastslå kundens identitet og utføre ulike kontroller og screeninger for å kunne foreta en samlet risikovurdering av forretningsforholdet.

Screeningene og kontrollene krever innhenting av data fra ulike lister og registre, for eksempel sanksjonslister, PEP-informasjon (politisk eksponerte personer) og opplysninger om reelle rettighetshavere. I tillegg må selskapene sannsynligvis supplere datainnsamlingen med oppfølgingsspørsmål for å få et fullstendig bilde av virksomheten. Spørsmålene kan blant annet dreie seg om hvorvidt kunden din håndterer kontantbetalinger, handler med kryptovaluta eller driver virksomhet utenfor EU.

"Våre potensielle kunder kan nå registrere seg og bli kunder 100 % digitalt, uten fysiske skjemaer eller sneglepost."

Carl Lönndahl, Nordnet
"Nå kan vi samle inn all informasjonen vi trenger i kulissene, noe som muliggjør kontroller og risikoanalyser basert på kundedata i sanntid."

Amalia Lundin, PE Regnskap
"Å gå fra en manuell prosess til full automatisering ved hjelp av data har forbedret kundeopplevelsen betraktelig."

Jenny Sjövall, SPP

Hvilke screeninger og kontroller er obligatoriske i en KYC prosess?

Uavhengig av hvilken bransje bedriften din befinner seg i, hvem kunden er og hva virksomheten din driver med, er det noen kontroller som må gjennomføres og dokumenteres. Blant disse er

Kundeidentifikasjon.
Kundens skattemessige hjemsted.
Arten av og formålet med forretningsforholdet til kunden.
Kontroll av PEP-status (og RCA-status) for selskapets representanter.
Kontrollere statusen til selskapets representanter på sanksjonslistene.
Kontroll av selskapets reelle rettighetshavere.
Sjekke strukturen i selskapets virksomhet for å finne ut om den er av en så kompleks karakter at man kan mistenke risiko for hvitvasking eller terrorfinansiering.

PEP-sjekk - Politisk eksponert person (Politically Exposed Person)

Hvitvaskingsloven krever at du må kontrollere om en kunde eller potensiell kunde er en såkalt politisk eksponert person, også kalt PEP. Personer som klassifiseres som PEP er enten en person i en politisk utsatt posisjon, alternativt en nær slektning eller nær medarbeider til en person med en høy stilling i staten, statseide selskaper eller internasjonale organisasjoner. Slektninger eller nære medarbeidere omtales ofte som RCA (Relatives and Close Associates). PEP sjekkes vanligvis i forhold til selskapets representanter, for eksempel styremedlemmer og reelle rettighetshavere. Les mer om dette.

Screening av sanksjonslister

EU, FN og OFAC har blant annet sanksjonslister der personer eller organisasjoner som forbindes med hvitvasking, terrorfinansiering, korrupsjon og/eller terrorisme er oppført. Det er strengt forbudt å innlede forretningsforbindelser med personer eller organisasjoner som er oppført på en sanksjonsliste. I tillegg må du alltid melde fra til politiet hvis du blir kontaktet av noen som står på en sanksjonsliste. Les mer om dette.

Kontroll av reelle rettighetshavere

Innhenting av informasjon om et selskaps reelle rettighetshavere er en annen viktig faktor i KYC -prosessen. En reell rettighetshaver er en person som i siste instans eier eller kontrollerer en juridisk person (f.eks. et selskap). En reell rettighetshaver er alltid en fysisk person som er registrert hos myndighetene, for eksempel i Sverige. Når du innleder en forretningsforbindelse med et selskap eller en organisasjon, må du finne ut hvem som eier eller har et beslutningsmandat på mer enn 25 %. Unntatt fra kravet om å registrere reelle rettighetshavere er statlig eller kommunal virksomhet, selskaper som er notert på et regulert marked og enkeltpersonforetak. Les mer om dette.

Kontroll av alternative reelle rettighetshavere

En alternativ reell rettighetshaver er en person som eier eller kontrollerer et selskap, en forening eller en annen type juridisk enhet (men ikke i det omfanget som kreves for å bli erklært som reell rettighetshaver), eller en person som kontrollerer selskapet gjennom styreverv. Hvis en person eier mindre enn 25 %, regnes vedkommende som en alternativ reell rettighetshaver. Les mer om dette.

Identitetskontroll

Kravet om å identifisere kunden innebærer at selskapet må spørre om kundens navn og andre opplysninger som kan være relevante, for deretter å kontrollere dette gjennom en eller annen form for identitetsdokument. Eksempler kan være førerkort, pass eller annen form for ID-dokument.

I noen tilfeller kan det også være relevant å kontrollere om en person er signaturberettiget før et kundeforhold inngås, for å sikre at en avtale inngås med riktig person.

KYC spørsmål

Det er ofte nødvendig å stille tilleggsspørsmål i tillegg til de opplysningene som kan innhentes om kunden. Dette kan omfatte spørsmål som forretningsforholdets formål og art, tilleggsinformasjon om kundens virksomhet, hvilke land virksomheten drives i, kapitalens opprinnelse, om virksomheten håndterer kontanter eller ikke osv.

På Roaring har vi utviklet ferdige spørsmålsmaler for kundekunnskap basert på bransje, som kan brukes via API eller vår webplattform. Les mer her.

Skattemessig bosted

Med skattemessig bosted menes det landet der du bor permanent, betaler skatt og oppgir inntekten din, vanligvis der du bor eller arbeider. Skattemessig bosted er imidlertid ikke nødvendigvis det samme som stedet der du er folkeregistrert.

Andre kontroller som er verdt å merke seg

KYC Kontrollene skal baseres på risikovurderinger, både generelle og individuelle for hver enkelt kunde. Det kan derfor variere hva som inngår i en KYC prosess.

Andre opplysninger som kan være relevante for kontrollen enn de som er nevnt ovenfor, omfatter:

Eierstruktur og informasjon
Finansiell informasjon
Kredittvurdering og -rating
AML-registeret
Selskapets virksomhet

Er du klar til å sette i gang?

Ta kontakt for å høre mer om hvordan Roaring kan gjøre arbeidshverdagen din enklere.

Chat med oss